Wie kriege ich mein Zeug erledigt?

Autor/in: PHILIPP BOKSBERGER (Schulleiter und Sekundarlehrer Privatschule A bis Z, Zürich, CH)

Ausgabe: März/2017 - Prioritäten

Dieses Mal warte ich nicht bis zum letzten Moment

Vor etwa einer Stunde habe ich in meinem Computer ein neues Dokument geöffnet, um diesen Artikel zu schreiben. Ich habe das Wort «Einleitung» getippt, es als Überschrift formatiert und dann ein wenig darüber nachgedacht, was ich schreiben könnte. Der Termin für die Abgabe des Artikels war vorgestern. Zum Glück kenne ich den Redakteur, und er hat mir ein paar Tage Verlängerung gewährt.

Meine Gedanken schweifen ab. Ich öffne mein E-Mailprogramm, beantworte ein paar E-Mails und räume meinen Posteingang auf. Dann öffne ich meinen Webbrowser und schaue mir die aktuellen Meldungen in der Tagespresse durch. Zwei Artikel fesseln meine Aufmerksamkeit, und ich lese sie aufmerksam. Auch die Kommentare dazu interessieren mich. Jetzt wollte ich eigentlich den Artikel schreiben. Also zurück zu meinem leeren Dokument. «Einleitung» steht ja da – und Hunger habe ich eigentlich auch. Ich hole mir etwas zu essen. Danach räume ich noch ein wenig den Schreibtisch auf.

Seit zwei Monaten steht auf meiner To-do-Liste: «Artikel für die lebende Schule schreiben». Ich hatte mir vorgenommen: «Dieses Mal warte ich nicht bis zum letzten Moment.» Aber es gibt genug Zeit. Das weiss ich genau. Und jetzt sitze ich da, zwei Tage nach dem Abgabetermin und habe gerade erst die Einleitung geschrieben.

Das Problem mit den guten Vorsätzen

Das Problem ist uns allen bekannt. Wir nehmen uns etwas vor und kommen dann doch nicht dazu. Solche Dinge können sein:

• Ich möchte dieses Buch lesen.

• Dieses Jahr nehme ich mir mehr Zeit für mein Hobby.

• Für meine Gesundheit wäre es wichtig, dass ich mich mehr bewege.

Manchmal kann man etwas nicht erledigen, weil man einfach zu wenig Zeit hat. Dann ist es wichtig, nein zu sagen und Aufgaben gar nicht erst anzunehmen oder Dinge zu delegieren. Aber viel zu oft passiert es uns auch, dass wir wichtige Dinge nicht erledigen, obwohl genügend Zeit dafür vorhanden wäre. Zu viel Wichtiges gerät im Eifer des Gefechts in Vergessenheit. Oft sind es vor allem zwei Gründe, die dazu führen:

1. Ich habe den Überblick über all die Dinge verloren, die ich erledigen möchte.

2. Mir ist nicht bewusst, wie einfach und schnell ich den nächsten kleinen Schritt in einer Sache erledigen könnte.

Einen Überblick bekommen und den Kopf leeren

Es ist wichtig, sich regelmäßig einen Überblick über all die kleinen Aufgaben und Dinge zu verschaffen, die man erledigen möchte. Dazu benötigt man ein verlässliches System außerhalb des eigenen Kopfes, denn das menschliche Gehirn ist nicht dazu gemacht, sich viele kleine Dinge gleichzeitig zu merken. In seinem bekannten Standardwerk «Wie ich Dinge geregelt kriege» schreibt David Allen: «Gewöhnlich verhält sich die Menge dessen, was in Ihrem Kopf ist, umgekehrt proportional zu dem, was erledigt wird.»
Je mehr verschiedene Dinge ich also in meinem Kopf habe, weil ich sie erledigen möchte, desto weniger werde ich es schaffen, das auch zu tun. Er begründet das folgendermaßen: «Ihr Geist arbeitet an dem, was noch unentschieden ist, ständig weiter.» Wer kennt das nicht? Immer wieder erinnert man sich an einzelne Dinge, die noch nicht erledigt sind. In den unpassendsten Momenten denkt man an den Zahnarzttermin, den man noch vereinbaren möchte, und an den Artikel, den man immer noch nicht fertiggeschrieben hat.

«Möglicherweise haben Sie mit sich selbst mehr Vereinbarungen abgeschlossen, als Ihnen klar ist, und jede Einzelne – ob groß oder klein – wird von einem gerade unterhalb der Bewusstseinsschwelle liegenden Teil von Ihnen weiterverfolgt. Das sind die «unerledigten Dinge» oder «losen Enden», die nach meiner Definition alles das ausmachen, was an Ihrer Aufmerksamkeit zerrt, weil es nicht dort ist, wo es hingehört, und nicht so ist, wie es sein soll.»
(David Allen, Wie ich Dinge geregelt kriege)

Um solche losen Enden zu vermeiden, sollte alles, was in irgendeiner Weise unerledigt ist, in einem zuverlässigen System außerhalb unseres Kopfes festgehalten werden. So bewahrt man den Überblick und kann mit einem befreiten Geist entscheiden, was als Nächstes zu erledigen ist.

Je mehr verschiedene Dinge in meinem Kopf habe, weil ich sie erledigen möchte, desto weniger werde ich es schaffen, das auch zu tun.

Ganz konkrete nächste Schritte festlegen

Nun steht also «ich sollte dieses Jahr mehr Sport treiben» außerhalb meines Kopfes auf einer To-do-Liste. Das ist schon einmal nicht schlecht. Es hilft aber auch nicht wirklich weiter, denn das ist eine große Angelegenheit und nicht etwas, was ich mit einem Schritt erledigen und abhaken kann. Um Dinge wirklich erledigen zu können, muss es noch konkreter werden. Wir schreiben darum jeweils die nächste physische Aktion auf, die erforderlich ist, um eine Angelegenheit voranzubringen. In meinem Fall könnte auf meiner Liste stehen:

• Im Internet neue Laufschuhe bestellen
• Im Sportgeschäft Funktionskleidung kaufen
• Recherchieren, welcher Trainingsplan geeignet wäre
• Die Trainingseinheiten im Kalender eintragen
• Anmeldung für Laufevent erledigen

Genau diese Schritte habe ich im Herbst 2015 einen nach dem anderen erledigt und seither nicht mehr zu laufen aufgehört. Das eine oder andere Laufevent hilft mir dabei, das Ziel vor Augen zu behalten. Im Oktober 2016 konnte ich beim Halbmarathon in Luzern meine neue persönliche Bestzeit laufen. Und wenn ein Trainingsplan zu seinem Ende kommt und das große Ereignis vorbei ist, heißt es wieder: Überblick verschaffen und konkrete nächste Schritte festlegen.

Ich bin froh, dass ich heute in der großen Angelegenheit «Für meine Gesundheit ist es wichtig, dass ich mich mehr bewege» diesen kleinen nächsten Schritt gegangen bin.

Heute standen 60 Minuten langsamer Dauerlauf im Trainingsplan und nicht: «Ich sollte dieses Jahr mehr Sport betreiben». Die konkrete Formulierung hat mir nach einem anstrengenden Arbeitstag sehr geholfen, einfach meine Laufschuhe zu schnüren und loszurennen, obwohl ich mich gar nicht danach gefühlt habe. Es hat gutgetan, in der frischen Abendluft den Kopf zu leeren. Ich bin froh, dass ich heute in der großen Angelegenheit «Für meine Gesundheit ist es wichtig, dass ich mich mehr bewege» diesen kleinen nächsten Schritt gegangen bin.

Beppo liebte diese Stunden vor Tagesanbruch, wenn die Stadt noch schlief. Und er tat seine Arbeit gern und gründlich. Er wusste, es war eine sehr notwendige Arbeit.

Wenn er so die Straßen kehrte, tat er es langsam, aber stetig: Bei jedem Schritt einen Atemzug und bei jedem Atemzug einen Besenstrich. Dazwischen blieb er manchmal ein Weilchen stehen und blickte nachdenklich vor sich hin. Und dann ging es wieder weiter: Schritt – Atemzug – Besenstrich.

Nach der Arbeit, wenn er bei Momo saß, erklärte er ihr seine großen Gedanken. «Siehst du, Momo», sagte er dann zum Beispiel, «es ist so: Manchmal hat man eine sehr lange Straße vor sich. Man denkt, die ist so schrecklich lang, das kann man niemals schaffen.»

Er blickte eine Weile schweigend vor sich hin, dann fuhr er fort: «Und dann fängt man an, sich zu beeilen. Und man beeilt sich immer mehr. Jedes Mal, wenn man aufblickt, sieht man, dass es gar nicht weniger wird, was noch vor einem liegt. Und man strengt sich noch mehr an, man kriegt es mit der Angst zu tun, und zum Schluss ist man ganz außer Puste und kann nicht mehr. Und die Straße liegt immer noch vor einem. So darf man es nicht machen.»

Er dachte einige Zeit nach. Dann sprach er weiter: «Man darf nie an die ganze Straße auf einmal denken, verstehst du? Man muss nur an den nächsten Schritt denken, an den nächsten Atemzug an den nächsten Besenstrich. Und immer wieder nur an den nächsten.» Wieder hielt er inne und überlegte, ehe er hinzufügte: «Dann macht es Freude; das ist wichtig, dann macht man seine Sache gut. Und so soll es sein.»

Und abermals – nach einer langen Pause – fuhr er fort: «Auf einmal merkt man, dass man Schritt für Schritt die ganze Straße gemacht hat. Man hat gar nicht gemerkt wie, und man ist nicht außer Puste.» Er nickte vor sich hin und sagte abschließend: «Das ist wichtig.»

Aus «Momo» von Michael Ende

„Ich bin froh, dass ich heute in der großen Angelegenheit «Für meine Gesundheit ist es wichtig, dass ich mich mehr bewege» diesen kleinen nächsten Schritt gegangen bin.“